Про личную эффективность

Я, как и многие, мало что успеваю, но, тем не менее, мы открываем каждый год новую компанию, у нас уже 12 бизнесов, 750 человек, и поэтому жизнь заставила оптимизироваться на максимум и выжимать максимум из своей продуктивности.

На эту тему я регулярно провожу ивенты, из последних — мероприятие для Odessa Business Club и внутренний Netpeak Talks в Киеве для партнеров, топов и сотрудников. Упор был на практику — настраивали ноутбуки, телефоны и смартчасы, как в школе, а в этой статье я решил собрать все советы и структурировать их.

Как экономить время, успевать больше и не страдать?

Вот мой план:

• Пять основных принципов оптимизации повышения продуктивности:

1. Принцип очистки оперативной памяти.

Рекомендую в голове то, что там можно не держать, а использовать записные книжки, приложения вроде Google Keep, Wunderlist, Things. Всегда записывайте follow up после каждой встрече — кратко о том, к чему пришли.

2. Не отвлекаться.

Отключайте уведомления гаджетов, договаривайтесь с близкими о втором телефонном звонке по важным поводам. Стоит побороть и стремление к Inbox Zero, хотя у меня это не получается. Одно отвлечение — это 15 минут потерянного продуктивного времени. Понятное дело, что если вы РМ или Sales, то вы не можете позволить себе не ответить на звонок, но основной поинт — постарайтесь уменьшить количество отвлечений.

3. Думать на несколько шагов вперед.

Тут главное правило — фиксируйте в письменном виде то, что в перспективе будете рассказывать большому количеству людей. Например, это касается концептов проектов, про «зачем», цели и ресурсы.

4. Разные девайсы — одно рабочее пространство.

5. Выгода на долгой дистанции.

• Настройки Telegram, которые экономят время.

Во-первых, должна быть установлена десктоп-версия, а не только мобильное приложение, во-вторых — отключены уведомления и там, и там.

Настройте себе папки, в том числе и Unread, в которую будут падать все новые диалоги. Для этого добавьте в нее все чаты и каналы и исключите прочитанные — все просто.

Также в этом блоке советую распределять чаты в папки по темам, а группы называть в стиле [g тема] вася, петя, коля.

После этого замьютьте все каналы и не реагируйте на новые сообщения коллег моментально.

Используйте отложенные сообщения для контроле и аудио, когда оно долгое.

• Важные поинты в работе ноутбука:

Отключаем все нотификации.

Ставим десктопные версии Viber и Whatsapp.

Ставим Facebook Messenger.

Устанавливаем Google Chrome.

• Настраиваем Google-календарь так, чтобы им действительно пользоваться.

Тут нужно настроить общие параметы и параметры уведомлений в основном календаре.

Также настраиваем Apple Watch, чтобы выводить ближайший ивент.

Обязательно ставим Meeter, если есть Macbook.

Настраиваем связь календаря Apple с Google Calendar: Mail – Accounts.

• Настраиваем Zoom.

В расширенных настройках в браузере убираем «зал ожидания», разрешаем шерить экран, отключаем камеру и звук при входе, находим настройку, чтобы ссылка на инвайт копировалась в буфер после создания митинга.

Покупаем Zoom – в долларах, на год и со скидкой REMOTE2020.

Ставим Snap Camera и настраиваем, чтобы веселить людей на встречах :).

• Устанавливаем и используем Loom или любое другое ПО для записи экрана.
• Устанавливаем и используем Joxi или любое другое ПО для скриншотов.
• Настройка Gmail.

Делаем фильтры и подпись.

• Google документы.

После создания сразу проверяйте доступ и открывайте его для чтения, комментирования или редактирования — это сэкономит вам время на будущее.

Добавляйте в название документа все возможные слова, по которым когда-то захотите его найти. Например, если в доксе собирается статистика по вашему телеграм-каналу и рекламе, то стоит добавить в название продвижение канала, телеграм, телега, реклама и все варианты сокращенного названия канала. Поверьте, так будет проще найди этот документ через год, если вы о нем забудете и захотите вспомнить.

• Что по iPhone и Apple Watch?

Добавляем в автозамену то, что часто приходится печатать — например, домашний адрес для доставки, какие-то элементарные ответы на сообщения, вроде «окей, спасибо». Важно держать чистый первый экран, и для этого удаляем все аппы, которые не нужны.

Выводим на экран Apple Watch погоду, курс валют, активити, календарь и дату.

Постарайтесь максимально разгрузить себя от мелочей, которые суммарно отбирают много времени:

1. Если техника тормозит, то сразу покупаем новую: ноутбуки, айфон.
2. Техника повсюду.
3. Работать в комфорте: как можно меньше хлама, минимализм.
4. Удаляем все ненужное: ненужные вещи на столе, ненужные вкладки в браузере, ненужные аппы на телефоне.
5. Как можно меньше решений – принцип «семь одинаковых футболок».
6. Ставим задачи понятно, сами думаем, что мы хотим.
7. Слепая печать и горячие клавиши.

Видеозапись ивента в Киеве на тему личной эффективности, который прошел 27 апреля в коворкинге Lift99 для партнеров и сотрудников, можно посмотреть по ссылке или в окне ниже:

Тайминг некоторых пунктов: